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「值得信任」比「能力強」更重要,三招讓你成為老闆信賴的紅人!

整理 / 謝明彧

有時候看到組織種某人被升遷,你或許會大惑不解「他能力也只是普普啊!為什麼升遷的會是他?」甚至惱羞成怒,「明明他能力就比我差,為什麼被升遷的是他不是我?」

其實,主管在看一個員工時,一開始可能會專注在能力的好壞上,但時間一久,「這個人能不能讓人放心」常常反而比「一個人能力好不好」更重要。一個只要交付任務後就可以完全放心、每次都能準時把事情做完的員工,就算他做出來的成品只有80分,在老闆眼中,也比那種雖然能把事情做到95分,但總在最後一刻千驚萬險下才交件的人來得值得依靠。

正如前日本星巴克CEO岩田松雄在超級暢銷書《成為讓上司值得託付的部屬》中所說,記住,「永遠不要給自己的主管驚喜!」因為你不可能一輩子都好運到能在最後一刻平安度過,只要一次不小心,你很可能就變成那個讓主管驚嚇萬分、甚至灰頭土臉,不能被賦予大任的員工了!

「最好的員工,不是能力最強的那個,而是最值得信賴的那個人。」因此在加強自我能力、努力晉升「優秀的工作者」同時,一定也要學習怎麼做個「讓人放心的工作者」,而其中的關鍵,就是學會妥善與主管進行「報告」「聯絡」「商量」:

1.了解主管對於「資訊需求的頻率與質量」

透過「報告」「聯絡」「商量」,讓主管知道自己目前工作進度、是否需要協助,是員工最基本的工作之一。但岩田強調,好的「報告」「聯絡」「商量」不是以部屬自己的角度出發,而是以「對方的需求」來思考。

他舉例,大老闆需要不需「報告、聯絡、商量」?答案也是要,大老闆必須要和祕書說明自己每天的動向和行程,對方才能幫老闆做出做好的行程安排。

同樣,部屬在進行「報告、聯絡、商量」,第一件事就是摸清楚「主管對於資訊需求的頻率與質量」是多少?有些部屬覺得三天報告一次就可,甚至是有重要大事才說就好,但主管可能每天都想知道進度,對於大小事都要清楚才能安心,沒做到,就會讓主管感到不放心。

岩田以自己為例,他對於交付給部屬的任務,會希望部屬每天都回報進度,但不需要詳細瑣碎的內容,如果沒有重大事情,就算只用電子郵件傳送標題「順利」、沒有內文也無妨,只要讓老闆知道「事情順利進行中,不需擔心」就夠了。

因此了解自己的主管需要多頻繁和多詳細的報告,是成為值得信賴的部屬的第一步。

2.就算上司沒說,你也要確認的5W和2H

而在報告時,除了頻率外,另一個重點是「上司要求的、重要的關鍵是什麼?」絕對不可以上司交代工作後,只回答「好,這就去做!」一定要釐清,「是現在馬上要?還是可以有多一些時間準備?」「是需要完整資料?還是大概內容就好?」「對於預算數字,是以萬元為單位,還是以1元為單位?」

因此就算上司交辦任務時沒說,要成為值得信賴的部屬,也一定要記得問「5W」(為何Why、何時When、何事What、何地Where、何人Who)和「2H」(如何How、多少How much),釐清以上才能知道主管的需求是什麼。否則如果在一知半解就開始工作,很可能老闆其實以時間為優先,結果你卻因為追求品質而耽擱,導致讓主管失望甚至生氣的狀況,努力錯了方向,只會得不償失。

3.如果不知道主管的需求,請從「過度服務」先做起!

如果一開始,你還不知道主管對於「報告、聯絡、商量」的需求有多高,岩田建議,寧可超過也不可不足,所以請「過度服務」吧!因為上司對於需要的資訊,你卻準備不足,一定很容易大為光火,甚至因此失去信賴;但對於準備過度,頂多暗自覺得「有點煩呢~」但絕對不會因此責備認真準備的部屬。

當然「過度服務」主要是初期,在每天的「報告、聯絡、商量」後,可以觀察主管的反應,適當修減至上司需要的程度。例如在報告幾次後,主管說「下次可以不用準備那麼多,只要特別狀況時再報告重點就好」或「以後每周一和周三報告就好」,那樣就可以順勢減少報告的頻率,依然還能讓主管對你保持信任。

「不要在被指責後才增加,而是將過多的部分減去,這就是贏得主管信任的報告秘訣,」岩田如此強調。

(本文取材自《成為讓上司值得託付的部屬,悅知文化出版。)
原文網址:http://www.managertoday.com.tw/?p=42533

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