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不是把事情寫下來就好!「待辦清單」決定你是高效率還是在瞎忙

資料來源  https://www.managertoday.com.tw/books/view/53691


不是把事情寫下來就好!「待辦清單」決定你是高效率還是在瞎忙

 

幾乎從文字發明以來,人類就會列清單了,但如今科學證據指出,寫下清單比記在腦中好,甚至比輸進電子產品好。普林斯頓大學研究員帕姆.穆勒(Pam Mueller)和加州大學洛杉磯分校研究員丹尼爾.歐本海默(Daniel Oppenheimer)指出, 跟用鍵盤打出清單的學生相比,用筆寫下清單的學生記得更牢,也對待做事項更有概念。

原因何在? 實際動手書寫能刺激一塊稱為「網狀活化系統」(reticular activating system)的腦部區域。 網狀活化系統把資訊分為「即時讀取」與「深層儲存」,標示出該擺在前面的重要資訊。

此外,網狀活化系統還負責叫潛意識開始工作,所以你會聽到許多作詞人和編劇在床邊擺筆記本,以便抄下半夜冒出來的歌詞或靈感。

不過為了充分發揮功效,清單必須列得巧。你可以直接拿出紙筆列下一堆待做事項,但除非掌握幾個要領,否則效率很難提升。

待辦清單決定你的效率

看以下的敘述像不像你:你列出八到十個待做事項,然後一大早從最簡單的開始著手,想藉此提升幹勁,複雜棘手的事項則留待稍後再做,例如:喝完咖啡、吃完午餐或等三點有一大段空檔再做。

這是人之常情。問題只在於這樣行不通。你很可能忙了一整天,做完一件又一件事,結果卻沒處理到最重要的事項,隔天因此很有壓力,覺得進度落後了,雖然你已經忙得天昏地暗了。

如同先前所說,重點是明白成功人士不見得做了更多事情,只是做了更多重要的事情。現代人十分忙碌,想做完所有事情根本是天方夜譚。 成功的關鍵是區分輕重緩急。 這也許是多數人最常忽略的一點,導致「瞎忙」與「高效」的天淵之別。 成功人士從來不會一天就做完所有的事情,但每天都會做完最重要的事情。

無論你再有條理、有效率跟有精神,你永遠無法一天做完所有的事情,這目標訂得太高了,但你可以下定決心永遠都從最重要的事項開始著手。

待辦清單這樣列才有效

「今天就把明天的事搞定策略」有助達成這個目標,方法是養成好習慣,前一天約花五分鐘列出隔天要優先處理的事項,但不是列出長長的一大串,而是依輕重緩急扼要列出幾項就好。

清單的第一部分稱為「三件重要事項」。如同名稱所示,你列出隔天需要完成的三件重要事項。此外,你要分別列出預計完成的時間。

我們得在此提醒,這些事項不是包含許多步驟的整個大案子,而是大案子底下的個別具體任務。重點是你列的事項不僅重要,展現出企圖心,而且還要務實,有辦法在當天完成。每天獲得小小成功,足以累積重大成就。

清單的第二部分為「一件必做事項」 。你列出三件重要事項之後,再從中選出「一件必做事項」,做為隔天最關鍵的重頭戲。 心理學家B.F.史金納(B. F. Skinner)在1930年代開創量化行為分析,如今許多這類研究指出,你大概每天都會直覺感到,一旦開始投入某項工作或專案,比較容易一直繼續做下去。這如同物理學的慣性定律,只不過是發生在人身上:活動中的身體傾向於一直活動,休息中的身體傾向於一直休息。 激發行動的最佳方式是鎖定一件事,然後就是去做。列出最重要的事項能激發幹勁。

可惜許多人是列出長長的清單,然後叫自己務必完成其中最重要的事項,但通道容量迅速把你壓倒,於是你愈來愈容易把清單擺在一邊,模糊的想說隔天再試試看,甚至騙自己說你已經完成八或九件「小事」,今天成果豐碩,儘管你並未完成任何真正要緊的事項。

成為高效工作者,每天問自己 2 個問題!

為了走上正軌,你要問自己兩個關鍵問題: 第一,我明天需要完成哪三件重要事項?第二,其中哪一件最務必完成? 這問題符合「通道容量」,可以帶來努力方向與優先順序,避免貪多嚼不爛。你開始迎向新的一天時,會知道哪三件重要事項必須當天完成,也知道這當中又以哪一件最至關重要。你會赫然發覺,只不過這樣稍微有點條理,決策就清晰很多,效率也提高很多。

一旦你列出清單,要記得事情不只這幾項。你可以有整週、整月或整年的待做清單,這裡介紹的「要事清單」只是幫助你區分優先順序,每天都有一套行動依據。

 

 

 


 

 

 

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